Empresas de todo tipo emplean técnicas financieras para anticipar los posibles beneficios de realizar una inversión, intentando deducir de la manera más acertada los costos/ beneficios de implementar un proyecto para luego decidir si es conveniente o no concretarlo.
En el sgte. apartado intentaremos detallar las características más relevantes al momento de evaluar los costos requeridos para capacitar al personal, teniendo en cuenta los métodos que se usan actualmente,
- formación presencial,
- formación a través de plataformas e-learning
¿Conviene realizar una formación en vuestra empresa?
En principio, debería evaluarse si la firma está en condiciones o no de implementar un proyecto para formar a su personal. A continuación citamos dos escenarios en las cuales vuestra empresa puede estar representada.
1.- Existen sectores de la empresa donde un empleado le puede llegar a resultar útil el hecho de recibir una formación por parte de la empresa como premio por haber logrado buenos resultados en su labor. De esta forma, la empresa mantiene motivado a sus empleados, y eso se traduce en una mayor estabilidad para la misma.
2.- En otros casos está la necesidad del empleado de una formación personal pero que nada tienen que ver con los objetivos de la empresa, Entonces la inversión para un proyecto de estas características termina siendo un gasto. El curso no será valorado por el empleado, por tanto el porcentaje en el aprendizaje será muy bajo y no se obtendrán mejoras en la empresa.
Si en el planteo de estos dos escenarios se decide que sí es necesario armar un proyecto en el que se dicten clases para capacitar al personal, entonces se pasa a la segunda fase:
El responsable del proyecto deberá trabajar junto a responsables de RRHH; Departamento de tecnología, y gerentes para conocer las variables más importantes para cada sector. Esas variables se tendrán en cuenta después de realizado el cursado , para conocer las desviaciones.
Costos de la formación presencial
Costos de realizar la formación: Salario del instructor, costo de viaje para dirigirse al lugar donde se dicta la clase, jubilación, seguro.
Costos en preparación de la clase: costos de libros, fotocopias, material multimedia, tiempo del instructor en la preparación de actividades, hojas para evaluación.
Costos físicos: Aula, mantenimiento de la misma, personal para mantenimiento, mesas, pizarra, material didáctico.
Costo de viaje: Es obligatorio en estos casos que el alumno deba viajar hasta el lugar de formación. El costo en trasladarse a través de un medio de transporte resulta ser un parámetro fácil de cuantificar. Ahora también debemos evaluar el costo oculto, y es que la formación presencial requiere del abandono absoluto por parte del empleado de la actividad que venía realizando, lo cual en algunos casos puede terminar siendo un problema incluso para la misma empresa.
Costos de la formación e-Learning
Muchos de los ítems citados en el punto anterior se ahorran si la comparamos con la modalidad e-Learning:
Para citar ejemplos, no habrá sueldo para el instructor que dicte la clase. No es necesaria una instalación ni el mantenimiento de la misma. Costos en papeles, libros, fotocopias se ahorran por tratarse contenido presentado en formato digital. La gestión de alta, baja de alumnos y registro de notas se automatizan al igual que la generación de diplomas para un grupo de alumnos.
Los costos en generación de contenido serán mayores si se compara con la formación presencial.
Para conseguir que el método e-learning tenga costos razonables, deberemos implementar un curso en el que no se tengan que hacer cambios en la infraestructura informática utilizada por la empresa para obtener acceso al curso. Es decir, que el encargado en el desarrollo del curso deberá conocer el hardware que se usa actualmente en la empresa para que su ejecución sea soportada sin necesidad de comprar nuevos equipos.
Respecto a la plataforma del curso, también se deben usar recursos que se adapte a las necesidades de la empresa sin estar obligados a realizar inversiones en equipos nuevos para su implementación. La mejor opción a medio plazo es usar plataformas ajenas a la empresa. Contamos como opción con el modelo SAP (alquiler de infraestructura)
Costo de viaje: Este es el punto en el que se obtienen los mayores beneficios cuando aplicamos la formación e-learning ya que la persona puede acceder al curso sin tener que moverse de su trabajo u hogar.
Costo de oportunidad: Ésta se genera por la ausencia del trabajador en la empresa en horario laboral.
Supongamos que contamos con un grupo de vendedores que para formarse en el modo presencial deberán dejar de lado asuntos críticos como gestión de pedidos, registro de ventas, trato con los proveedores. Si optaran por la acción formativa e-learning, no estarían obligados a descuidar su trabajo; en cualquier momento podrán interrumpir el curso para atender sus asuntos y retomarlo cuando el alumno lo crea conveniente.
